Ab in den Maschinenraum! Tipps zur Auswahl eines guten Redaktionssystems für die eigenen Social-Media-Kanäle

Und wie läuft's bei Ihnen?

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Die hemdsärmeligen Zeiten für die Nutzung der sozialen Medien sind – leider oder zum Glück vorbei: Längst gibt es Richtlinien im Haus, Pläne für die Redaktion und viele kleine Helferlein, die den Alltag auf den Plattformen einfacher gestalten. Dazu gehören auch Redaktionssysteme, mit denen sich die eigenen Posts auf Twitter, Facebook, Instagram und Co. planen, redigieren, freigeben und zeitgesteuert veröffentlichen lassen. In diesem Beitrag stelle ich meine Ideen vor, auf was man achten sollte, wenn man ein solches System für die eigene redaktionelle Arbeit nutzen möchte.

Wer professionell redaktionell auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen möchte, sollte in ein gutes Redaktionssystem für die „owned channels“ investieren. Je nach Laufzeit, Funktionsumfang und Verhandlungsgeschick kostet das mehrere Hundert bis einige Tausend Euro – pro Monat. Auf der anderen Seite: Niemand kann die komplizierten Produktions- und Freigabe-Abläufe nativ und mit Bordmitteln auf den Plattformen nachbilden, und es ist auch keine gute Idee, dass sich alle mit demselben Passwort einloggen. Von einer wichtigen Funktion wie das zeitgesteuerte Veröffentlichen von Beiträgen einmal ganz abgesehen.

  • Am wichtigsten ist natürlich, dass sich alle derzeit redaktionell genutzten Social-Media-Plattformen mit dem System bespielen lassen. Klassischerweise sind das Twitter, Instagram, Facebook und YouTube. Doch die Social-Media-Welt entwickelt sich schnell, und gerade, wenn man optionale Vertragsverlängerungen im Vertrag haben will, ist es wichtig, dass sich zusätzliche Plattformen gut integrieren lassen. Das sollte im Grundpreis inbegriffen sein. Es sollte auch möglich sein, mehrere Kanäle pro Plattform mit Inhalten zu bestücken – etwa, wenn es um spezifische Veranstaltungs- oder Kampagnenkanäle geht.
  • Die Lösung sollte als „Software as a Service“ laufen – alles andere ist nicht mehr zeitgemäß. Die Software läuft auf dem Server des Anbieters – und Sie müssen keine Programme installieren (lassen). Großer Vorteil: Das System lässt sich per ohnehin installiertem Browser nutzen. Achten Sie darauf, dass die Usability des Interfaces bei Geräten mit kleinen Displays wie Tablets und Smartphones stimmt.
  • Fragen Sie beim Testen auch das Team, das später mit dem System arbeiten wird: Passt die Bedienoberfläche für alle, bietet sie eine gute Orientierung und kann man sich schnell einen Überblick verschaffen, etwa welche Aktion gerade von einem erwartet wird? Wichtige Bedienelemente, etwa für „Speichern“ oder „Abbrechen“ sollten hervorgehoben und gut zu sehen sein – auch bei kleineren Screens.
  • Kleines Details am Rand, das aber wichtig sein kann (oder wird): Das System sollte Emojis unterstützen 🙂
  • Testen Sie ausführlich die Funktionen für Publishing und redaktionelle Planung. Ihr Team und Sie sind später darauf angewiesen, dass Sie problemlos sowohl in Echtzeit als auch zeitgesteuert veröffentlichen können. Probieren Sie, ob die Zeitsteuerung ohne weiteres Zutun von Menschen oder anderen Anwendungen auskommt. Lassen Sie sich nicht auf unpraktikable Einschränkungen ein – etwa, einen Instagram-Post „zeitgesteuert“ per App zu veröffentlichen. Denken Sie auch an die Widrigkeiten des Alltags in Ihrem Haus: Die geplanten Beiträge müssen auch nach Freigabe deaktivierbar und jederzeit von den Usern überarbeitbar sein – solange sie nicht veröffentlicht wurden.
  • Probieren Sie auch aus, ob plattform-eigene Formate, etwa Bildergalerien bei Instagram, hochgeladen und ausgespielt werden können.
  • Wenn Sie ein größeres Team haben , ist es gut, wenn nachvollziehbar bleibt, wer die Beiträge angelegt, editiert und freigegeben hat. Ausgefeilte Systeme bieten dazu eine Dokumentations- und Archivfunktion.
  • Das System sollte eine Kalenderfunktion haben. In diesem Kalender sind alle Posts für alle Kanäle und Social-Media-Plattformen übersichtlich in Tagen, Wochen und Monaten dargestellt. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, wo es Lücken gibt und an welchen Tagen sind geplante Veröffentlichungen „knubbeln“. Idealerweise gibt es Filter für den Kalender, sodass sie sich nur bestimmte Kanäle oder einen bestimmten Status („geplant“, „in Bearbeitung“, „freizugeben“…) anzeigen lassen können – oder eine Kombination von beiden.
  • Und weil redaktionelles Arbeiten auch aus Planen und Abstimmen im Haus besteht, ist es sehr hilfreich, wenn es eine gute Exportfunktion gibt. Es sollte möglich sein, Übersicht mit geplanten Beiträgen zu exportieren, etwa in den Formaten PDF, XLS und CSV. Damit können Sie Posts einfach mit in Sitzungen nehmen oder anderen Teams zum fachlichen Check schicken, ohne mühsam einzelne Posts kopieren und einfügen zu müssen.
  • Es hat sich bewährt, wenn die Posts mit selbst erstellten Schlagworten versehen werden können. Das hat nichts mit Hashtags zu tun, sondern ist eine redaktionsinterne Kennzeichnung, etwa für Themen, Inhaltsformen oder Bearbeitungszustände. Es ist auch gut, wenn sich interne Kommentare speichern lassen – etwa, wer ein Sharepic zuliefert oder warum der Post erst übernächste Woche raus soll.
  • Ebenfalls enorm wichtig ist ein zentrales Management von Mediendateien wie Fotos, Sharepics, Videos und animierten GIFs. Sie sollten einfach – zeitgemäßg ist per Drag and Drop – hochzuladen sein. Ob in diesem Asset Management eine eigene Bildbearbeitung nötig ist – das ist Ansichtssache: Manche nutzen es, andere setzen lieber auf andere Lösungen zum Zuschnitt von Fotos.
  • Für ein effizientes Erstellen wiederkehrender Posts ist es gut, wenn sich Vorlagen (Templates) anlegen lassen. Ideal ist es, wenn sich aus bereits veröffentlichten Beiträgen solche Vorlagen erstellen lassen. Vorsicht! Achten Sie darauf, keinen duplicate content zu veröffentlichen – Sie riskieren womöglich eine Sperre des Plattformbetreibers.
  • Je nach Teamgröße und Anforderung an Qualitätssicherung kann es wichtig sein, dass ein Redaktionssystem mit Freigaben arbeitet. Damit lässt sich ein qualitätssicherndes Vier-Augen-Prinzip gewährleisten. Im einfachsten Fall läuft das über eine E-Mail an ein anderes Teammitglied; evtl. ist auch ein Rechte-Rollen-System nötig. Achten Sie beim Test darauf, dass das System der Komplexität Ihrer redaktionellen Arbeit gerecht wird.

Vielleicht haben Sie eine engagierte Community, mit der Sie in Kontakt bleiben wollen – oder Sie ernten im Social Web vielleicht Kritik, die eigentlich andere zu verantworten haben. Wie dem auch sei: Das Community-Management soll womöglich auch mit dem Redaktionssystem möglich sein. Dann sollten Sie auf diese Punkte achten:

  • Zunächst muss das System es technisch hinbekommen, dass neue Reaktionen überhaupt dort auflaufen und die Redaktion dessen gewahr wird – nach Möglichkeit in Echtzeit und nicht erst, wenn nachts automatisiert ein Algorithmus durchläuft 😉
  • Es ist hilfreich, wenn man die Beantwortung einem Teammitglied zuweisen kann. Mit Statusanzeigen, die erledigte oder offene Beiträge und Arbeitspakete kennzeichnen, behalten alle den Überblick.
  • Das System sollte Hilfsmittel anbieten, um die Arbeit gerade bei einem hohen Kommentaraufkommen zu erleichtern: Priorisierung, Verschlagwortung und Einordnung der Tonalität.
  • Es sollten sich Textbausteine für wiederkehrende Antworten anlegen lassen.
  • Interne Diskussionen und Bearbeitungshinweise sollten nachvollziehbar gespeichert sein.

Egal ob mit oder ohne Community-Management: Es ist gut, gleich Schulungen für Redaktion und Admins mitzudenken – und sie ins Angebot aufzunehmen. Sagen Sie auch klar, welche Anforderungen Sie an Datensicherheit, Serverstandort, DGSVO (wichtig bei Community-Management!) und der Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung stellen.


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Niko Wald

inothernews.de ist der private und nicht-dienstliche Blog von Niko Wald - Journalist, Webmaster, Projektmanager, Redakteur und Onliner.

  Politikwissenschaftler und Volkswirt, langjährige Arbeit als freier Journalist bei Tageszeitungen und Online-Redaktionen, ausgebildeter Tageszeitungs-Redakteur, Arbeit als Redakteur in einer aktuellen Printredaktion und als Online-Redakteur für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit der internationalen NGOs Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe. Heute im Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Seit 1999 begeistert von Botswana (Afrika).

  Kanäle: Online,Online, Foto, Video, Audio und Print.

  Stationen: Rhein-Hunsrück-Zeitung (Simmern), Der Weg (Saarbrücken), Die Rheinpfalz (Ludwigshafen), Rheinpfalz online (Ludwigshafen), Rhein-Neckar-Zeitung (Heidelberg), Rhein-Zeitung (Mayen, Andernach, Koblenz), Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe (Stuttgart und Berlin), Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL, Berlin).

  Außerdem (in freier Tätigkeit): Beratung von und Workshops für Kommunen, Universitäten, Kirchenkreise und Landeskirchen. Wissenstransfer und -vermittlung für Medienarbeit und Journalismus, Strategieentwicklung für Öffentlichkeits- und Medienarbeit, Projektmanagement für Websites und Onlineprojekte

  Kontakt: nwx@inothernews.de oder @inothernews_de