Worauf achten bei der Auswahl einer Datenbank für Fotos, Videos und Dateien?

Und wie läuft's bei Ihnen?

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Wer täglich mit Mediendateien arbeitet und sie Dritten – etwa im Rahmen der eigenen Öffentlichkeitsarbeit – bereitstellt, benötigt irgendwann ein System, um stringent und dauerhaft die wachsende Zahl an Fotos, Videos, Druckdateien und Layoutvorlagen abzulegen und zu verwalten. Mit einer solchen Datenbank, oft auch Digital-Asset-Management (DAM) genannt, lassen sich Inhalte recherchieren und Fragen zu Nutzung, Rechten und Verfügbarkeit beantworten. Doch worauf sollte man achten, und was sind Systeme, die sich als DAM nutzen lassen?

Checkliste – das sind die typischen Anforderungen

Unterstützung der im Haus verwendeten Dateitypen? Dabei auch an PDF, ZIP, JSON, XML, XMP und anderes „Exotisches“ denken.
Ist der Upload der Dateien einfach und zeitgemäß: Neben dem klassischen Hochlade-Dialog sollte es auch Drag and Drop geben. Web-DAV und Verarbeitung von gepackten Dateien sind auch nicht schlecht.
Verarbeitung von Meta-Daten nach den Standards für die jeweiligen Medien. Bei Fotos zum Beispiel: IPTC.
Weitergabe einer Zusammenstellung von Mediendateien oder ganzer Ordner (samt Unterordner) per URL/Link an externe Nutzer.
Bereitstellen anderer Export-Funktionen, beispielsweise an andere User oder Nutzergruppen im System, per E-Mail oder per (s)FTP.
Nutzung im Rahmen eines fairen Lizenmodells, etwa: keine versteckten Kosten oder unkalkulierbare Monatspreise bei höherem Datenaufkommen.
Zukunftssicherheit: Macht das System einen guten, zeitgemäßen Eindruck? Gibt es eine aktive Developer-Community? Sind die verwendeten Skriptesprachen und Bibliotheken à jour? Ist die Bedienung auf dem heutigen Stand und macht sie die Arbeit leicht?
Handling größerer Dateien: Ist die Software in der Lage, Dateien, die mehrere GB groß sind, effizient zu verarbeiten? Wie funktioniert in einem solchen Fall der Upload? Ist mit Timeout-Fehlern zu rechnen?
Organisation der Inhalte: Bietet die Software sinnvolle Hierarchien/Ordner? Lässt sich mit Schlagworten oder Kategorien arbeiten? Ist es möglich, ein einheitliches Vokabular zu nutzen? Gibt es für dieses Vokabular eine Import- und Export-Funktion, etwa, um eine bereits bestehende Begriffsliste ins System zu bringen?
Lassen sich verschiedene Modelle für Nutzungslizenzen hinterlegen und Mediendateien zuordnen? Werden Daten erfasst, wie die Dateien genutzt werden bzw. lassen sich solche Daten abfragen?
Gibt es, wenn sinnvoll, Preview-Funktionen, zum Beispiel bei Videos, Audio-Dateien oder PDFs? Nutzt die Software serverseitig Bibliotheken, um exotischere Formate wie TIF oder PostScript als Vorschau anzuzeigen?
Gibt es eine einfache Bildbearbeitung, um Kleinigkeiten direkt im System zu ändern – etwa die Ausrichtung zu korrigieren oder eine Datei – unter Beibehaltung der bereits erfassten Metadaten – auszutauschen?