Warum es besser ist, eine eigene Cloud-Lösung zu betreiben

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Eine serverbasierte, zentrale Cloud-Lösung zum sicheren Austausch größerer Dateien mit internen und externen Partner sowie zur kollaborativen Bearbeitung von Texten – so etwas kann die Arbeit deutlich erleichtern. Zum Beispiel, wenn es darum geht, Daten von und zu einer Agentur zu übermitteln, oder um bei Veranstaltungen oder Außeneinsätzen Daten auch auf mobilen Geräten verfügbar zu haben. Dropbox oder Google-Docs sind die bekanntesten Anbieter, und wie immer stellt sich die Frage nach Datenschutz und Datensicherheit. Zudem sind Szenarien denkbar, in denen es überhaupt nicht infrage kommt, dienstliche Daten auf externen, von Dritten gehosteten Servern abzulegen.

Besser: eine eigene Cloud-Lösung aufbauen

Eine Möglichkeit, Datenaustausch und Zusammenarbeit trotzdem in einem zeitgemäßen Umfeld zu ermöglichen und trotzdem sicher sowie datenschutzkonform zu arbeiten, ist die Einrichtung einer eigenen Cloud-Lösung.

Wie der Aufbau in einer Non-Profit-Organisation aussehen kann und über welche Punkte mit den Usern gesprochen werden sollte, erkläre ich in diesem Beitrag.

Argumente

Für alle, die Argumente brauchen, um im eigenen Haus zu überzeugen: Das sind interessante und gut nutzbare Merkmale von Cloud-Lösungen:

  • Einfaches Teilen: Das Teilen von Dateien und Ordnern (mit Unterordnern) ist sehr einfach möglich; es folgt dem Dropbox-Prinzip: Das System generiert direkt und dynamisch Download-URLs, die sich per E-Mail oder Messenger versenden lassen. Wer den Link empfängt, kann die Dateien herunterladen und, falls der Urheber das freigeschaltet hat, selbst wiederum Dateien auf den Server laden. Damit lässt sich ein virtuelles öffentliches Laufwerk schaffen, auf dem sich institutions- und betriebssystemübergreifend zusammenarbeiten lässt. Anwendungsbeispiel: Das Erstellen von Publikationen oder Film-Manuskripten, die wegen Entwürfen, Freigaben und Überarbeitungen viele Arbeitsschritte von vielen beteiligten Akteuren benötigen. Nützlich ist es, dass immer nur eine Datei zum fraglichen Arbeitsschritt im Umlauf (also auf dem Server) ist – das Verschicken per E-Mail, was erfahrungsgemäß schnell unübersichtlich wird, entfällt – wenn die Dateien sich wegen ihrer Größe überhaupt noch per E-Mail versenden lassen.
  • Einfache Nutzung: Das Hochladen funktioniert direkt aus dem Betriebssystem-Dateimanager (zum Beispiel Windows) per Drag and Drop, alternativ über den klassischen Hochladedialog. Die Standard-Datei- und Ordneroperationen wie Anlegen, Umbenennen und Löschen sind intuitiv möglich – ebenso wie eine zeitsparende Stapel-Bearbeitung.
  • Gemeinsames Bearbeiten: Cloud-Lösungen bieten Funktionen zur Online-Zusammenarbeit für einfache Office-Dokumente. Ähnlich wie bei Google-Docs können mehrere User gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Die Cloud-Oberfläche im Browser zeigt die Änderungen in einer Art Überarbeitungsmodus in Echtzeit an – für den Fall, dass mehrere User zur gleichen Zeit an demselben Dokument arbeiten – ein Vorteil zum Status quo beim Bearbeiten über das Netzlaufwerk. Ein Szenario für diese Anwendung ist das Abstimmen von Protokollen: Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe tragen ihre Änderungswünsche bis zum Redaktionsschluss ein. Das oft verwirrende Umhermailen von Dokumenten entfällt – es gibt nur noch ein Protokoll, das die Cloud-Lösung verwaltet.
  • Mehrsprachiges Interface: Für Arbeitseinheiten, die in einem internationalen Kontext arbeiten, ist ein mehrsprachiges Interface interessant. Beispielsweise ist es möglich, die Informationen zum Hoch- und Herunterladen auch auf Englisch, Französisch, Spanisch oder Portugiesisch darzustellen.
  • Effiziente Administration: Die Userverwaltung ist sehr einfach – neue User sind in wenigen Sekunden angelegt. User lassen sich in Gruppen organisieren, außerdem lassen sich verschiedene Speicherkontingente zuordnen. Wenn die User eine E-Mail-Adresse hinterlegen, können sie sich bei Login-Problemen den Passwort-Reset-Code selbst zusenden. Das reduziert den Admin-Aufwand auch langfristig.
  • Passwortschutz möglich: Die freigegebenen Dateien und Ordner lassen sich zusätzlich mit einem Kennwort schützen.
  • Gute Anbindung an Anwendungen: Für Cloud-Plattformen gibt es (kostenpflichtige) Apps, mit denen sich mobile Geräte wie Tablets und Smartphones einbinden lassen. Damit ist es beispielsweise möglich, Fotos von Außer-Haus-Terminen mit der Hausleitung unkompliziert der Online- und Social-Media-Redaktion zur Verfügung zu stellen, ohne die teils großen Fotos per E-Mail versenden zu müssen. Clients gibt es für alle gängigen Betriebssysteme.
  • Modularität: Die Software ist modular aufgebaut und lässt sich durch ein Plugin-System um Funktionen erweitern. Über eine vom Hersteller betriebene Plattform können Entwickler ihre Erweiterungen anderen Benutzern zur Installation anbieten.

Wenn es um quelloffene Systeme geht, kommen zurzeit diese Pakete infrage:

  • Pydio
  • Seafile
  • OwnCloud
  • NextCloud

Integration

Um einen einheitlichen Markenauftritt zu gewährleisten, sollte eine Sharing-Lösung als „White Label“ und unter einer institutionseigenen Subdomain (Third-Level-Domain) laufen. Neue User sollten anhand einer Checkliste verpflichtend geschult werden. Damit wird sichergestellt, dass arbeitsvertragliche Pflichten – darunter die Wahrung der Vertraulichkeit – auch für die Nutzung des Cloud-Dienstes gelten. Auch wäre dabei auf die Nichtnutzung des Dienstes für Verschlusssachen und Inhalte, die der Geheimhaltung unterliegen.

Datenschutz und -sicherheit

Im Gegensatz zu kommerziellen Speicherdiensten kann ein selbst gehosteter Cloud-Dienst auf einem eigenen Server oder Webspace ohne Zusatzkosten installiert werden. Somit können gerade bei sensiblen Daten die Bedenken gegenüber einer Datenweitergabe und der damit einhergehenden Abgabe der Kontrolle über die Daten oft komplett ausgeräumt werden.

Damit ein eigener Cloud-Dienst sicher und datenschutzkonform arbeitet, sollte sich das Setup am Best Practise für Drittdienste orientieren: Die Installation sollte in der zertifizierten, sicheren Serverumgebung. Außerdem sollte die Kommunikation vom und zum Server SSL-verschlüsselt sein. Der Serverstandort sollte in Deutschland oder in der EU sein. Eine regelmäßige Wartung sorgt dafür, dass die Systeme aktuell bleiben. Cloud-Systeme bieten auch die Möglichkeit, Dateiinhalte auf dem Server zu verschlüsseln. Nicht benötigte Schnittstellen, etwa DAV, sollten deaktiviert und serverseitig blockiert sein.


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Niko Wald

inothernews.de ist der private und nicht-dienstliche Blog von Niko Wald - Journalist, Webmaster, Projektmanager, Redakteur und Onliner.   Politikwissenschaftler und Volkswirt, langjährige Arbeit als freier Journalist bei Tageszeitungen und Online-Redaktionen, ausgebildeter Tageszeitungs-Redakteur, Arbeit als Redakteur in einer aktuellen Printredaktion und als Online-Redakteur für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit der internationalen NGOs Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe. Heute im Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL). Seit 1999 begeistert von Botswana (Afrika).   Kanäle: Online,Online, Foto, Video, Audio und Print.   Stationen: Rhein-Hunsrück-Zeitung (Simmern), Der Weg (Saarbrücken), Die Rheinpfalz (Ludwigshafen), Rheinpfalz online (Ludwigshafen), Rhein-Neckar-Zeitung (Heidelberg), Rhein-Zeitung (Mayen, Andernach, Koblenz), Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe (Stuttgart und Berlin), Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL, Berlin).   Außerdem (in freier Tätigkeit): Beratung von und Workshops für Kommunen, Universitäten, Kirchenkreise und Landeskirchen. Wissenstransfer und -vermittlung für Medienarbeit und Journalismus, Strategieentwicklung für Öffentlichkeits- und Medienarbeit, Projektmanagement für Websites und Onlineprojekte   Kontakt: nwx@inothernews.de oder @inothernews_de