Ein sicherer Cloud-Dienst für NGOs – Erfahrungen mit OwnCloud

Und wie läuft's bei Ihnen?

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Cloud-Dienste sind die neue E-Mail: Bis vor wenigen Jahren waren Dateien meistens so klein, dass sie sich per E-Mail transportieren lassen konnten, wenn es kein gemeinsames (Netz-) Laufwerk gab oder die User räumlich getrennt waren. Das ist immer seltener machbar – oft sind die Files im Alltag der Öffentlichkeitsarbeit von Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe mehrere Hundert Megabyte groß, bei Full-HD-Filmen sind es schnell Dutzende Gigabyte. Solche Riesen-Dateien sind beim Transport ein Problem, vor allem, weil kluge Administratoren US-basierte Cloud-Dienste wie Dropbox oder WeTransfer per Blacklist blockieren.

Eine Möglichkeit, Datenaustausch und Zusammenarbeit zu ermöglichen und trotzdem sicher sowie datenschutzkonform zu arbeiten, ist die Einrichtung einer eigenen Cloud-Lösung. Wir haben uns für OwnCloud entschieden, nachdem dieses Tool Beta-Tests für tauglich befunden wurde.

Dateien teilen per Link – wie bei DropBox

Das Teilen von Dateien und Ordnern (mit Unterordnern) ist per OwnCloud sehr einfach möglich; es folgt dem Dropbox-Prinzip: Das System generiert direkt und dynamisch Download-Links, die sich per E-Mail oder Messenger versenden lassen. Wer den Link empfängt, kann die Dateien herunterladen und, falls der Urheber das freigeschaltet hat, selbst wiederum Dateien auf den Server laden. Damit lässt sich ein virtuelles öffentliches Laufwerk schaffen, auf dem sich institutions- und betriebssystemübergreifend zusammenarbeiten lässt. Anwendungsbeispiel: Das Erstellen von Publikationen oder Filmen, die wegen Entwürfen, Freigaben und Überarbeitungen viele Arbeitsschritte von vielen beteiligten Akteuren benötigen. Nützlich ist es, dass immer nur eine Datei zum fraglichen Arbeitsschritt im Umlauf (also auf dem Server) ist – das Verschicken per E-Mail, was nach meiner Erfahrung schnell unübersichtlich wird, entfällt – wenn die Dateien sich wegen ihrer Größe überhaupt noch per E-Mail versenden lassen.

Dokumente gemeinsam online bearbeiten – erinnert an GoogleDocs

Ich nutze mittlerweile regelmäßig die Funktion zur Online-Zusammenarbeit. OwnCloud bietet das immerhin für einfache Libre-Office- oder Open-Office-Dokumente möglich (laut Dokumentation auch für DOC(X)-FIles). Ähnlich wie bei Google-Docs können mehrere User gemeinsam an einem Dokument arbeiten. OwnCloud zeigt die Änderungen in einer Art Überarbeitungsmodus sogar in Echtzeit an – für den Fall, dass mehrere User zur gleichen Zeit an demselben Dokument arbeiten. Mein liebstes Szenario für diese Anwendung ist das Abstimmen von Protokollen: Alle Mitglieder der Arbeitsgruppe tragen ihre Änderungswünsche bis zum Redaktionsschluss ein. Das oft verwirrende Umhermailen von Dokumenten entfällt – es gibt nur noch ein Protokoll, das OwnCloud verwaltet.

Dateien einfach hochladen

Gut kam bislang die sehr einfache Handhabung von Dateien an: Das Hochladen funktioniert direkt aus dem Betriebssystem-Dateimanager per Drag and Drop, alternativ über den klassischen Hochladedialog. In OwnCloud sind die Standard-Datei- und Ordneroperationen wie Anlegen, Umbenennen und Löschen intuitiv möglich und auch als zeitsparende Batch-Bearbeitung möglich.

Einige Kolleginnen und Kollegen finden das mehrsprachige Interface interessant und für ihre weltweite Arbeit nützlich. Beispielsweise ist es möglich, die Informationen zum Hoch- und Herunterladen auch auf Englisch, Französisch, Spanisch oder Portugiesisch darzustellen.

Wenig Aufwand für Admins

Die Userverwaltung ist sehr einfach – ein paar Dutzend neue User waren in wenigen Minuten angelegt. User lassen sich in Gruppen organisieren, außerdem lassen sich verschiedene Speicherkontingente zuordnen. Wenn die User eine E-Mail-Adresse hinterlegen (was sie bei uns tun müssen), können sie sich bei Login-Problemen den Passwort-Reset-Code selbst zusenden. Das reduziert den Admin-Aufwand auch langfristig.

Eigener Server und SSL für die Sicherheit

Damit der Cloud-Dienst für Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe sicher und datenschutzkonform arbeitet, haben wir uns für eine Installtion in unserer eigenen Serverlandschaft entschieden – natürlich virtualisiert und damit getrennt von anderen Systemen. Außerdem ist die Kommunikation vom und zum Server SSL-verschlüsselt. Der Serverstandort ist in Deutschland. Die Systeme sind und bleiben auf dem aktuellen Stand, außerdem gibt es Backups der hochgeladenen Daten.

Passwortschutz eingebaut

Wer paranoid ist (und das sollten wir alle sein!), kann die Freigabe zusätzlich mit einem Passwort schützen. Dieses Passwort sollten User natürlich nicht in dieselbe E-Mail wie den Freigabe packen. Gut ist es, für das Passwort einen anderen Kommunikationsweg zu wählen, zum Beispiel per SMS oder per Telefon. Natürlich kann man auch bei einem persönlichen Treffen ein geheimes Wort vereinbaren. Allerdings lohnt sich dieser Aufwand wohl nur für sehr geheime Dokumente, und die sollte niemand übers Internet teilen.

In der Einführung zu dem Dienst weisen wir natürlich darauf hin, dass arbeitsvertragliche Pflichten – darunter die Wahrung der Vertraulichkeit – auch für die Nutzung des OwnCloud-Dienstes gelten.

Wir haben unseren OwnCloud-Dienst übrigens „Wingu“ getauft. In Kiswahili bedeutet das Wort „Wolke“. Passend zur Arbeit der beiden Hilfsorganisationen suchten wir nach einem passenden Begriff aus Afrika, Asien oder Lateinamerika. Im Wortschatz der Amtssprache Tansanias wurden wir fündig…

Kritik an OwnCloud gibt es auch

Manche Admins finden OwnCloud schlecht – sie monieren massive Bugs in Kernfunktionen und Updates, die nicht funktionieren. Ich habe diese Erfahrungen nicht gemacht, empfehle aber, vor Aktualisierungen Daten und Datenbanken zu sichern und Updates/Upgrades zunächst in einer Testumgebung einzuspielen und dort zu testen. Aber das sollte für Webmaster und Admins ja machbar sein…

Nützliche Funktionen und Apps

Weitere Funktionen von OwnCloud, die ich in meiner privaten Installation nutze, sind das Adressbuch (Card-DAV-Format) und der Kalender (Format Cal-DAV). Mit den entsprechenden Plugins und Apps auf anderen Endgeräten ist es damit möglich, sind eine Outlook-ähnliche Arbeitsumgebung mit Echtzeit-Synchronisierung zu schaffen. Mit der (kostenpflichtigen) OwnCloud-App ist es auch möglich, mit dem Smartphone oder Tablet aufgenommene Fotos oder Videos direkt auf den eigenen Cloud-Server zu kopieren.

Präsentation zum Roll Out

Hier meine Prezi für die gesamte Abteilung Öffentlichkeitsarbeit von Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe (wenige Tage später boten mein Kollege und ich drei kurze Einführungen für alle Kolleginnen und Kollegen an, die das neue Tool nutzen werden):

Checkliste – was zur Einführung alle wissen müssen

Ich habe eine Checkliste für die Einführung der Wingu-Neulinge entwickelt, damit alle Kolleginnen und Kollegen auf dem gleichen Stand sind. Elemente für die Einführung sind:

  •  Grundsätzlich
    • Transfer-Dienst
    • Dateien übermitteln, teilen, kollaborativ arbeiten
    • Kein Backup-Medium, kein dauerhaftes Speichern
  • An- und Abmelden
  • Hochladen
    • Ordner anlegen und umbenennen
    • Navigation im Ordnersystem
    • Eine Datei, mehrere Dateien
    • Hochlade-Dialog und Drag and Drop
    • Dateien und Ordner löschen
  • Dateien und Ordner teilen
    • an interne User
    • per Link an externe User
    • per integrierter E-Mail-Funktion
    • Passwortschutz
  • Funktion öffentliches Hochladen
  • Weitere Funktionen
    • App-Ansicht
    • Stream/Änderungen
    • Gelöschte Dateien
    • Foto-Galerie-Funktion
    • Gemeinsames Arbeiten an Text-Dokument
    • Web-DAV-Anbindung
    • Smartphone-Apps
    • Responsive Design
    • Suchfunktion
  • Sicherheit
    • Daten auch außerhalb sichern
    • Keine sensiblen, persönlichen, vertraulichen, internen Daten und Dokumente teilen
  • Persönliche Einstellungen
    • Password ändern
    • E-Mail-Adresse hinterlegen
    • Foto hochladen

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Niko Wald

inothernews.de ist der private und nicht-dienstliche Blog von Niko Wald - Journalist, Webmaster, Projektmanager, Redakteur und Onliner.


Politikwissenschaftler und Volkswirt, langjährige Arbeit als freier Journalist bei Tageszeitungen und Online-Redaktionen, ausgebildeter Tageszeitungs-Redakteur, Arbeit als Redakteur in einer aktuellen Printredaktion und als Online-Redakteur für die Öffentlichkeits- und Pressearbeit der internationalen NGOs Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe. Seit 1999 begeistert von Botswana (Afrika).


Kanäle: Online, Foto, Video, Audio und Print.


Stationen: Rhein-Hunsrück-Zeitung (Simmern), Der Weg (Saarbrücken), Die Rheinpfalz (Ludwigshafen), Rheinpfalz online (Ludwigshafen), Rhein-Neckar-Zeitung (Heidelberg), Rhein-Zeitung (Mayen, Andernach, Koblenz), Brot für die Welt und Diakonie Katastrophenhilfe (Stuttgart und Berlin), Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL, Berlin).


Außerdem (in freier Tätigkeit): Beratung von und Workshops für Kommunen, Universitäten, Kirchenkreise und Landeskirchen. Wissenstransfer und -vermittlung für Medienarbeit und Journalismus, Strategieentwicklung für Öffentlichkeits- und Medienarbeit, Projektmanagement für Websites und Onlineprojekte


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